I software gestionali aziendali sono soluzioni informatiche che semplificano il lavoro degli addetti all’amministrazione di un’azienda. Questi programmi, infatti, sono pensati per automatizzare e ottimizzare la gestione dei vari processi relativi agli aspetti amministrativi.
Ovviamente, a seconda delle dimensioni dell’azienda, le esigenze sono diverse e quindi, al momento della scelta del software, è importante valutare con attenzione quale sia la risorsa più adeguata alle proprie necessità.
Nel caso di piccole imprese vi sono per esempio soluzioni che guidano le imprese nei processi di fatturazione e contabilità, mentre altri aspetti sono demandati allo studio del commercialista. Ne rappresenta un esempio Genya per aziende, un software gestionale aziendale in cloud che si caratterizza per accessibilità, sicurezza e scalabilità.
L’importanza dell’accessibilità
Una delle più interessanti caratteristiche delle soluzioni in cloud – che si tratti di gestionali aziendali o di altri tipi di software – è la possibilità di accedere al software, ai dati e agli archivi in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso alla rete Internet, cosa che non è ovviamente possibile con i programmi on-premise, ovvero le applicazioni che sono installate sui server o sui computer locali dell’azienda e quindi non gestibili da remoto.
Come facilmente si può intuire, il ricorso a soluzioni accessibili via web permette al personale di operare anche al di fuori delle sedi aziendali e persino in mobilità. Altro aspetto da considerare è che i dati sono sempre aggiornati in tempo reale.
La sicurezza dei dati e la conformità normativa
L’utilizzo di una suite gestionale aziendale in cloud offre importanti garanzie anche dal punto di vista della sicurezza. I dati contabili e tutte le altre informazioni, infatti, vengono archiviati su server protetti che sono gestiti da provider che adottano protocolli avanzati di sicurezza che proteggono gli utenti da accessi non autorizzati, da perdite di dati o da danni di vario tipo.
Per le soluzioni cloud-based, peraltro, sono previsti backup regolari e automatizzati. Non si deve sottovalutare poi il fatto che questi software vengono automaticamente aggiornati senza che sia necessario l’intervento dell’utente, come invece accade nel caso delle applicazioni on-premise.
La riduzione dei rischi di perdita o furto delle informazioni è fondamentale anche per quanto riguarda la conformità normativa, soprattutto in riferimento al GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
Scalabilità: la capacità di adattarsi alle necessità aziendali
Una caratteristica di fondamentale importanza dei programmi di gestione aziendale in cloud è la scalabilità, ovvero la sua capacità di adattarsi alle eventuali crescenti necessità dell’azienda. Detto in parole semplici, il software può essere facilmente adeguato, senza complesse riprogettazioni, alle modificate esigenze dell’impresa come per esempio la crescita del carico di lavoro o della quantità di dati da elaborare.
Il gestionale può per esempio essere ampliato grazie a moduli che vanno ad aggiungersi a quelli già presenti di default. Tale integrazione può essere fatta in tempi rapidi, così da garantire la continuità dei flussi di lavoro.
L’importanza di un’interfaccia intuitiva
Quando ci si trova a scegliere un programma per la gestione aziendale, è fondamentale assicurarsi che abbia un’interfaccia intuitiva (o, all’inglese, user-friendly).
Questa, infatti, non è una caratteristica da sottovalutare poiché una piattaforma intuitiva riduce sia i tempi per l’apprendimento sia la possibilità di errori.
La facilità d’uso non è quindi un optional, ma un requisito importantissimo per garantire la continuità operativa.