Il report dell’Osservatorio Gimbe sulla standardizzazione e digitalizzazione dei processi di approvvigionamento nelle strutture sanitarie fotografa un servizio sanitario nazionale ancora molto disomogeneo. In molte realtà ospedaliere e territoriali la gestione di farmaci e dispositivi medici avviene ancora con procedure manuali, spesso basate su documenti cartacei o su sistemi informatici che non comunicano in modo pieno tra loro. Il risultato è un sistema a più velocità, con livelli molto diversi di organizzazione e digitalizzazione tra le varie aziende sanitarie.
Alla rilevazione hanno partecipato 79 strutture sanitarie in tutta Italia, tra cui anche due realtà umbre, pari al 2,5% del campione. Si tratta di una presenza numericamente limitata, che non consente di leggere il dato come rappresentativo della situazione regionale, ma che allo stesso tempo segnala una partecipazione ridotta delle strutture umbre a un’indagine che riguarda processi centrali per il funzionamento quotidiano della sanità. In questo senso, la bassa adesione rappresenta già un elemento informativo: la scarsa partecipazione ai momenti di analisi e confronto nazionale può riflettersi anche nella difficoltà di portare avanti in modo uniforme i processi di innovazione e digitalizzazione.
Il quadro generale del report riguarda comunque l’intero Servizio sanitario nazionale e descrive criticità che interessano anche le strutture umbre, in quanto parte dello stesso sistema organizzativo e regolatorio. Tra i dati principali emerge che nella maggior parte delle strutture non sono presenti magazzini automatizzati o robotizzati (74,7%). Questo significa che la gestione dei farmaci e dei dispositivi avviene ancora in gran parte con modalità tradizionali.
Un altro elemento centrale riguarda la gestione delle informazioni tra farmacia ospedaliera e reparti. Nel 41,8% delle strutture non esiste un’integrazione tra i sistemi di magazzino e la cartella clinica elettronica, mentre nel 48,1% non avviene alcuna condivisione strutturata delle informazioni tra questi due ambiti. Questo comporta che i dati sui farmaci e sui dispositivi non sempre siano disponibili in modo immediato e uniforme lungo tutto il percorso di cura.
Anche nei reparti la digitalizzazione è ancora parziale. La cartella clinica elettronica è presente nel 53,2% delle strutture e la prescrizione informatizzata nel 51,9%, ma strumenti più avanzati per la gestione delle terapie restano poco diffusi. Le principali difficoltà segnalate riguardano la mancanza di automazione, gli errori nella gestione delle scorte e la comunicazione non sempre fluida tra farmacia e unità operative. Si tratta di criticità organizzative oltre che tecnologiche.
Per quanto riguarda i farmaci, il report evidenzia un punto particolarmente delicato legato al nuovo sistema europeo di identificazione delle confezioni, basato sul codice DataMatrix. L’87,3% delle strutture dichiara di non avere ancora indicazioni operative chiare per l’adeguamento. Solo una piccola parte ha avviato interventi concreti, come l’aggiornamento dei sistemi di lettura o la collaborazione con i fornitori. Le informazioni già presenti nei sistemi gestionali coprono dati fondamentali come nome del farmaco, principio attivo, lotto e scadenza, ma non sempre sono sufficienti per garantire la piena transizione al nuovo modello di controllo. Le misure più diffuse per ridurre gli errori restano la formazione del personale e la revisione manuale da parte del farmacista.
Un quadro analogo emerge per i dispositivi medici. Solo il 15,2% delle strutture registra e conserva in modo elettronico i dati di identificazione (Udi), mentre quasi la metà ha avviato progetti ancora in fase di sviluppo. Le modalità operative restano spesso miste, con una combinazione di sistemi automatici e inserimenti manuali. Inoltre, una quota significativa delle strutture non richiede ancora ai fornitori, già in fase di gara, la trasmissione dei dati Udi in formato elettronico, elemento che rallenta la costruzione di una filiera standardizzata.
La parte qualitativa del report conferma che nel sistema sanitario convivono modelli molto diversi. Alcune strutture sono ancora fortemente legate a procedure cartacee, mentre altre hanno già introdotto sistemi avanzati con magazzini automatizzati, tracciabilità completa dei farmaci e dei dispositivi fino al paziente e maggiore integrazione tra sistemi logistici e clinici. Le differenze dipendono non solo dalla tecnologia disponibile, ma anche dall’organizzazione interna, dalla formazione del personale e dalla capacità di coordinamento tra i diversi servizi.
Tra le difficoltà più frequenti vengono segnalati software non integrati tra loro, mancanza di standard comuni nei codici dei prodotti, necessità di interventi manuali correttivi e difficoltà nell’utilizzo degli strumenti digitali da parte degli operatori. Al contrario, nelle realtà più avanzate, la presenza di sistemi integrati e di gruppi di lavoro stabili ha permesso di migliorare in modo significativo la gestione dei processi e la sicurezza complessiva.
Secondo il report di Gimbe il livello di preparazione del sistema sanitario italiano rispetto ai nuovi obblighi europei non è ancora uniforme. Questo vale sia per i farmaci sia per i dispositivi medici. Il rischio è che le scadenze regolatorie arrivino quando molte strutture non sono ancora pronte, soprattutto dove i processi restano manuali o poco integrati. Il coinvolgimento limitato anche di alcune strutture, come nel caso dell’Umbria, con sole due adesioni alla survey, evidenzia inoltre quanto sia ancora necessario rafforzare la partecipazione ai processi di analisi e confronto nazionale, che sono parte integrante della crescita del sistema.