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Con l’avvento del lavoro agile sono sempre di più le aziende che hanno una parte del personale che risulta difficile da monitorare per quanto riguarda le presenze.
Qualcosa che non può essere lasciato al caso anche perché va a influenzare la gestione della busta paga e il relativo calcolo di ferie e permessi.
Oggi una delle domande che si pongono gli addetti alla gestione del personale, i manager e gli stessi titolari è la seguente: qual è il modo migliore per gestire la rilevazione presenze? Un discorso che interessa sia i dipendenti e i collaboratori in smart working sia quelli che operano in presenza.
Qualcosa essenziale da sapere anche per capire il livello di produttività interna, in maniera anche da conoscere come stanno le persone che compongono il team, se hanno difficoltà a essere produttive, vanno incentivate o al contrario stanno riuscendo a raggiungere gli obiettivi prefissati durante l’orario a disposizione.
I motivi per cui avere sotto controllo le presenze, già da queste semplici riflessioni, risultano molteplici e tutti importanti.
Pertanto, in seguito alle innovazioni nate con la Digital Revolution sono stati introdotti software sempre più all’avanguardia di rilevazione presenze, come Dipendenti in Cloud, ben più efficaci del classico badge (che risulta alquanto difficile da applicare per chi opera da casa). Vediamo quindi come è possibile comportarsi in maniera virtuosa sotto questo aspetto.
Rilevazione delle presenze: a cosa serve?
Può sembrare banale chiedersi a cosa serve la rilevazione delle presenze di collaboratori e dipendenti, magari molti responsabili e titolari di azienda danno per scontata l’importanza di tale azione, ma non è proprio così.
Molte realtà prendono sotto gamba questa operazione, anche perché non sempre risulta facile predisporla.
Per chi lavora come HR Manager, ovvero Human Resources Manager o responsabile delle risorse umane, è qualcosa di percepito come puro e semplice pane quotidiano.
Questo perché tale figura si trova ad aggiornarsi costantemente riguardo a tutti gli aspetti che interessano la gestione di collaboratori e dipendenti all’interno delle aziende al fine di creare un ambiente di lavoro organizzato, snello, in cui si lavora bene e con motivazione.
Può la gestione delle presenze e relativa rilevazione influire in tal senso? Certamente, se viene fatta in maniera puntuale, precisa e semplice. Parliamo del resto di un’operazione che non solo è lecita da parte dei titolari dell’attività ma è anche necessaria.
Lo scopo è quello di tenere un tracciamento dell’orario lavorativo per ogni figura inserita nei quadri produttivi: dall’inizio alla fine del turno, aggiungendo straordinari e ore che invece non sono state lavorate.
Una forma cautelativa tanto per il datore di lavoro che per il dipendente, dal momento che permette di accertare che non vi siano straordinari non pagati e che le ore lavorate siano effettivamente quelle in base al contratto.
Come viene effettuata la rilevazione delle presenze
La rilevazione delle presenze viene effettuata secondo una modalità ormai diffusa su scala planetaria, ma che può essere conseguita attraverso l’adozione di molteplici strumenti.
Stiamo parlando di un’operazione meglio nota come timbratura, la quale, nella versione classica, comporta l’impiego di un cartellino o di un badge che rileva orari di entrata e di uscita.
Una sorta di tessera specifica per l’identificazione e il monitoraggio del lavoratore che nelle opzioni di ultima generazione viene realizzata tramite smartphone e persino riconoscimento facciale.
La rilevazione delle presenze può essere conseguita attraverso diverse strumentazioni, come abbiamo accennato poc’anzi, alcune delle quali risultano a oggi oltre che superate poco funzionali.
Si può utilizzare un foglio cartaceo o un foglio di calcolo elettronico, oppure scegliere di fare un passo in più, ovvero dare spazio alle innovazioni nate con la Digital Transformation e adoperare software di ultima generazione.
Parliamo di programmi semplici da maneggiare e capaci di rendere più facile, puntuale, precisa e persino automatica, in alcuni casi, la rilevazione delle presenze. La timbratura risulta effettuabile per il lavoratore sia tramite pc che tramite smartphone.
I vantaggi di una gestione precisa delle presenze
Una rilevazione ben organizzata delle presenze consente di ottenere, sia per il professionista che per l’azienda per cui lavora, diversi benefici.
A cominciare dal fatto che i dati risultano organizzati in maniera corretta per la busta paga, soprattutto se si decide di eseguire una verifica mensile.
Con un software di ultima generazione, infatti, vengono già predisposti i giorni di assenza e presenza, anche in relazione a ferie e permessi, il cui calcolo viene di volta automaticamente aggiornato.
Inoltre, in questo modo si riesce a mantenere un rapporto schietto, sincero e improntato sulla trasparenza con il dipendente, anche qualora lavorasse da remoto. Il tutto senza fare differenze tra chi lavora in presenza e chi invece no, evitando di creare eventuali malumori o sensazioni sgradevoli rispetto un trattamento differente.
Infine, con la rilevazione precisa delle presenze dei dipendenti si va a influire in termini positivi sull’organizzazione del lavoro, ottimizzando la gestione dei turni e degli orari in maniera autorevole (e non autoritaria).